Projektu vadības rīki - Palīdzība projektu vadītājiem

Šis Edureka raksts par projektu vadības rīkiem runā par dažādu projektu pārvaldības rīku nozīmi un izmantošanu dažādās jomās.

Efektīvs projekta vadība ir obligāta, runājot par veiksmīgiem projektiem. Neliela mēroga projekta vadība ir vienkārša, taču lietas kļūst ļoti sarežģītas, kad komandas lielums sāk augt. Vienlaicīga visu projektā iesaistīto uzdevumu un cilvēku pārvaldīšana var izrādīties apgrūtinoša darīšana. Tas ir kurprojekta vadības rīki nonāk attēlā. Šajā rakstā es apspriedīšu visu, kas jums jāzina, pirms izvēlaties savus projektu vadības rīkus.

Tālāk ir norādītas tēmas, kuras es apspriedīšu šajā rakstā:





Projekta vadības pārskats

'Projektu vadība ir disciplīna komandas darba uzsākšanai, plānošanai, izpildei, kontrolei un slēgšanai, lai sasniegtu konkrētus mērķus un izpildītu noteiktus veiksmes kritērijus.'

- Vikipēdija



Vienkāršāk sakot, ir visu ar projektu saistīto darbību organizēšanas un vadīšanas process. Tas palīdz pārvaldībāprojekts no paša sākuma līdz noteiktām beigām, ar ideālu mērķi sasniegt rezultātu laikā un budžeta ietvaros. Pareiza projekta vadības sistēmaiemieso projekta dzīves ciklu un piecas galvenās projekta vadības procesu grupas. Šīs procesu grupas apvieno 10 zināšanu jomas un 49 procesus, kas projektā bieži darbojas vienlaicīgi vai ar viendabīgām izejvielām un izejām. Šīs grupas ir:

  1. Uzsākšana: Šajā procesu grupā tiek definēta projekta sākotnējā darbības joma, kā arī tiek piešķirti resursi.
  2. Plānošana: Šajā procesa grupāprojektam ir paredzēts atbilstošs detalizācijas līmenis.
  3. Izpilda: Šis processgrupasastāv no procesiem, kas tiek izmantoti projekta vadības plānā noteiktā darba pabeigšanai.
  4. Uzraudzība un kontrole: Šī procesa grupa ietver projekta veiktspējas izsekošanu, pārskatīšanu un regulēšanu.
  5. Noslēgums: Šī procesa grupa ir svarīga projekta vadības daļa, kas tiek veikta, lai pabeigtu visas projekta darbības projekta pabeigšanai.

Tagad jums ir jāsaprot, ka projektu vadība ir ilgstošs process. Viss šis process gulstas tikai uz projekta vadītāja pleciem. Projekta vadīšana un organizēšana nebūt nav viegls uzdevums. Ja projekta vadītājs nav pietiekami kvalificēts, pastāv lielas izredzes, ka jūsu projekts var nesniegt gaidīto rezultātu. Mūsdienās, lai pierādītu savu piederību un zināšanas šajā jomā, projektu vadītāji bieži izvēlas tādus sertifikātus kā PMP. Esmu uzrakstījis detalizētu rakstu par uz kuru varat uzzināt, lai iegūtu vairāk informācijas.

Projekta vadības jēdziens meklējams jau 19. gadsimta sākumā, bet 20. gadsimta vidū tika atzīts par atšķirīgu profesiju. Projektu vadītāji sāka izmantot tradicionālos rīkus, piemēram, pildspalvu un papīru, lai sekotu līdzi darbībām, kurās viss bija jādara manuāli.Bet, attīstoties tehnoloģijai, projektu vadītāji tagad izmanto dažādus projektu vadības rīkus, lai paātrinātu un atvieglotu visu darba procesu.



Šī raksta nākamajā sadaļā es sniegšu jums pilnīgu ieskatu par to, kas ir projektu vadības rīki un kā tos izmantot.

Projektu vadības rīki

Projektu vadības rīki būtībā irrīki, kas palīdz indivīdam vai komandai efektīvi organizēt darbu un vadīt projektus. Tā var būt atvērta vai apmaksāta programmatūra, kuru var iegādāties tiešsaistē.

Tā kā projekta vadība ir sarežģīts uzdevums, kas sastāv no daudzām sarežģītām darbībām, projekta vadības rīki bieži darbojas kā palīgs projektu vadītājiem. Tirgū ir pieejami dažādi projektu vadības rīki. Tie var būt programmatūras automatizēti vai manuāli vadāmi. Tā kā nēviens rīks atbilst visām projekta vadības vajadzībām, būdams projekta vadītājs, jums jāizvēlas projekta vadības rīks, kas vislabāk atbilst jūsu projektam un vadības stilam. Šie rīki ne tikai noņem darba slodzi no projekta vadītāja galvas, bet arī palīdz standartizēt visas komandas darbu un rutīnu.

Projekta vadības rīkus parasti nosaka dažādas piedāvātās iespējas. Tie ietver, bet neaprobežojas ar:

PM rīku iezīmes - projektu vadības rīki - Edureka

1. Plānošana un plānošana

Plānošana un plānošana ir svarīgas jebkura projekta vadības rīka iezīmes. Lai pareizi pārvaldītu un sinhronizētu komandu, ir ļoti svarīgi, lai katra komandas locekļa uzdevumi un pienākumi būtu redzami un atšķirīgi. Labs projektu vadības rīks palīdzēs jums bez piepūles plānot un piešķirt uzdevumus komandas locekļiem, kā arī termiņus. Tas arī palīdzēs noteikt prioritātes un lemt par termiņiem. Turklāt tas jums paziņos katru reizi, kad jūsu projekts tuvojas paredzētajam pabeigšanas datumam, taču jūsu darbība joprojām ir nepilnīga.

2. Saziņa un sadarbība

Komunikācija un sadarbībaar komandu vienā rīkā, nepārslēdzot dažādus ekrānus un programmatūruir jebkura veiksmīga projekta būtiska sastāvdaļa. Visiem projekta vadības rīkiem parasti ir informācijas panelis, kurā projekta vadītājs var izsekot komandai, kā arī projekta progresu. Komandas locekļi var piekļūt viens otra darbam, izmantojot informācijas paneli. Dažas citas funkcijas, kas ir nepieciešamas sadarbībai jebkurā projekta pārvaldības rīkā, ir statusa kopīgošana, komentēšana, izsekošana, versiju vēsture utt.

3. Dokumentācija

Manuālas dokumentācijas glabāšana var būt nogurdinošs uzdevums. Pat pieliekot visas pūles, joprojām pastāv kļūdu iespējamība, kas noteikti nav laba ziņa jūsu projektam. Tādējādi projekta vadības rīki bieži ietver dokumentācijas funkcionalitāti, ja aJūsu informācija par projektu ir pieejama vienā vietā. Šī informācija var ietvertplānotie / izpildītie uzdevumi, resursu dati, informācija par rēķiniem un tā tālāk.

4. Resursu vadība

Projekta resursu optimizēšana var patiešām samazināt projekta pabeigšanas laiku un izmaksas. Tādējādi efektīva resursu pārvaldības funkcija jūsu projekta vadības rīkā var būt patiešām noderīga un ērta. Tādējādi jūs iegūstat pilnīgu pārskatu par visām projekta izmaksām, kas tiek sīkāk sadalīts dažādu resursu izmaksās. Šie resursi var būt materiāli, cilvēku spēki, izdevumi utt. Tātad, izmantojot projekta vadības rīku, jūs varēsiet optimizēt šos resursus un efektīvi pārvaldīt visus projekta procesus.

5. Riska novērtēšana

Riski ir tas, ko jūs nekad nevarat paredzēt. Jebkuru neparedzētu starpgadījumu (dabas katastrofa, recesija utt.) Dēļ jūsu projekta uzdevums, piemēram, ilgums, tā norise, termiņi, budžets, dalībnieki utt. Projekta vadītājam jāspēj aprēķināt šāda veida riskus, bet, ja jūs izmantojat projekta vadības rīku, viņam šis uzdevums ir jāveic. Īpaši ilgtermiņa projektiem to var ietekmēt daudzi faktori. Ar šo rīku palīdzību jūs varat būt gatavs riskam, kas jums rodas, un precīzāk rīkoties šādās situācijās.

6. Ziņošana

Lai projekts būtu veiksmīgs, jums ir nepieciešams pilnīgs ieskats programmātrūkumi un problēmas, kas prasa tūlītēju uzmanību un risinājumu. Izlemjot par projekta vadības rīku, jums jāpārliecinās, ka tam ir divas vissvarīgākās funkcijas, proti, pārdomāti pārskati un galvenie veiktspējas rādītāju (KPI) informācijas paneļi. Izmantojot atbilstošus pārskatu veidošanas rīkus, varat izveidot pielāgojamus pārskatus un apkopot visus iepriekš ievietotos projekta datus.

7. Sākotnējā situācija un novērtējums

Projektamjau projekta plāna sākumā ir skaidri jādefinē pamatlīnija, izmantojot kuru jūs varat izmērīt un salīdzināt sava projekta gaitu. Tagad projekta vadības rīkam ir jābūt šai funkcionalitātei, lai vadītājs varētu reāllaika lietu stāvokli salīdzināt ar novērtējumu un analizēt novirzes. Tirgū ir dažādi rīki, kas piedāvā automātiskas bāzes iespējas, tāpēc, izvēloties rīku, izvēlieties gudri.

kāda ir atšķirība starp abstrakto klasi un saskarni?

Nepieciešamība pēc projektu vadības rīkiem

1. Standartizēta pieeja

Projekta vadības rīki standartizēti vada visu projekta izstrādes procesu. Izmantojot rīku, aprojekta vadītājs var organizēt visu procesu, izmantojot veidnes un citas supervīzijas. Tas viņiem palīdz nodrošināt, ka projekti virzās uz priekšu plānotajā veidā, nesamazinoties no sliedēm.

2. Uzraudzība

Ļoti svarīgi ir sekot līdzi projekta progresam, it īpaši, ja tas ilgst ilgtermiņā. Projektu vadības programmatūra ir specializējusies šajā funkcionalitātē, un lielākā daļa no tām nodrošina reāllaika uzdevumu un darbību progresa izsekošanas sistēmu. Šie rīki palīdz izsekot un uzraudzīt dažādusprojekta posmi. Viņi var arī paredzēt, vai projekts spēs izpildīt laika grafiku, ievērojot pašreizējo tempu. Tādējādi tas ir ļoti noderīgi attiecībā uz projekta savlaicīgu pabeigšanu un izmaksu samazināšanu.

3. Efektīva vadība

Projekta vadības rīki sniedz pilnīgu projekta pārskatu, kas palīdz projekta vadītājam saskaņot uzdevumus un noteikt to prioritāti.Izmantojot šos, projekta vadītājs var būt organizētāks un sistemātiskāks attiecībā uz plānošanu, plānošanu, progresa izsekošanu, dokumentēšanu, budžeta pārvaldību, resursu sadali, risku pārvaldību utt. Izmantojot projekta vadības rīkus, jūs varat viegli palikt savā darbības jomā un izsekot progresam.

4. Efektīva budžeta plānošana

Budžets ir viens no galvenajiem jebkura projekta atvasinājumiem. Veiksmīga un savlaicīga projekta izpilde paredzamā budžeta ietvaros prasa daudz plānošanas un kontroles. Projekta vadības rīkam jāpalīdz projekta vadītājam izkļūt no šīs grūtības un plānot pareizu budžetu.

5. Optimizēta lēmumu pieņemšana

Tā kā viss ir pieejams vienuviet, projekta vadības rīki bieži vien nodrošina labāku lēmumu pieņemšanu. Tā kā jums ir visi reāllaika parametri, kas saistīti ar projekta uzdevumu un aktivitātēm,lēmumu pieņemšanas process kļūst uzlabots un precīzs.

6. Labāka komunikācija

Projekta vadības rīki nodrošina ērtu komunikācijas piltuvi ne tikai ar projekta iekšējiem dalībniekiem, bet arī ar ārējiem dalībniekiem, piemēram, klientiem un ieinteresētajām personām. Izmantojot šos rīkus, informācijas plūsma kļūst skaidra un precīza attiecībā uz jebkuru ar projektu saistītu uzdevumu vai darbību.

7. Dokumentu koplietošana

Dokumentu koplietošana ir būtiska aktivitāte jebkura projekta ietvaros, un, ņemot vērā projekta vadības rīkus, šis uzdevums kļūst bez piepūles. Tāļauj projekta ieinteresētajām personām atrast visaptverošākus dokumentus, stiepļu rāmjus, specifikācijas utt., Lai nodrošinātu pārredzamību un saziņu.

8. Paaugstināta klientu apmierinātība

Tā kā viss tiek darīts atbilstoši paredzētajām jomām un budžetam, kā arī ar augstākās kvalitātes kvalitāti, klienti noteikti būs apmierināti.Efektīvi projekta vadības rīki piedāvā funkcijas, kas ļauj šīm klientu / piegādātāju attiecībām pastāvēt pat pēc projekta pabeigšanas un piegādes.

Labākie projektu vadības rīki tirgū

Zemāk esmu uzskaitījis 10 labākos tirgū pieejamos projektu vadības rīkus:

1. Wrike

Raiks ir spēcīga tiešsaistes projektu vadības programmatūra, kas nodrošina pilnīgu redzamību un kontroli pār projekta uzdevumiem. Tā ir godalgota programmatūra tiešsaistes projektu vadībai, un tā palīdz uzlabot darba ātrumu un efektivitāti gan izvietotajās, gan izplatītajās grupās.

2. Asana

Asana ir tīmekļa un mobilā projektu vadības lietojumprogramma, kas paredzēta, lai palīdzētu komandām izsekot viņu darbam. Sākt ir vienkārši, bet pietiekami jaudīgi, lai vadītu visu biznesu. Tas nodrošina daudz funkciju, kas var palīdzēt jūsu organizācijai un izsekot darbu katras komandas darbplūsmai atbilstošā veidā, nodrošinot pārredzamību un skaidrību komandas biedriem.

3. Trello

Trello ir tīmekļa izstrādāta projektu vadības lietojumprogramma, kuru izstrādājusiMigla GrīvaProgrammatūra uniršobrīd pieder Atlassian. Sākot ar jaunuzņēmumiem un beidzot ar Fortune 500 uzņēmumiem, Trello nodrošina vizuālu veidukomandām sadarboties jebkurā projektā. Tas ir neticami elastīgs un viegli lietojams. Tas seko līdzi katrai detaļai, neatkarīgi no tā, vai tas ir liels attēls vai minūtes sīkums, izmantojot kanban stila pārvaldību.

4. JIRA

jira - Projektu vadības rīki - Edureka

JIRA ir projektu pārvaldības rīks, ko populārāk izmanto kļūdu izsekošanai un problēmu izsekošanai.Izmantojot JIRA jūsvar viegli plānot, izsekot un pārvaldīt jūsu veiklos programmatūras izstrādes projektus, pielāgojot savu darbplūsmu un komandas sadarbību. Tas nodrošina īpašas iespējas veiklai programmatūras izstrādei, kas palīdz komandām koncentrēties uz iteratīvās un pieaugošās vērtības pēc iespējas ātrāku piegādi ar pielāgojamiem ziņojumu dēļiem.

5. Basecamp

Bāzes nometne ir reāllaika saziņas rīks, kas palīdz komandām palikt vienā un tajā pašā lapāmazāk tradicionālajiem projektu vadības uzdevumiem. Tas ir uzticams pakalpojums, kas piedāvā vienkāršu iestatīšanu un īsu mācību laiku. Kopā ar darāmo darbu sarakstiem kļūst vieglāk sekot līdzi prioritāšu un darbībai nepieciešamo vienumu uzskaitei, izpildes datumiem un failu koplietošanas funkcijām.

6. Zoho

Zoho ir bezmaksas tiešsaistes projektu vadības programmatūra, kas ļauj padarīt jūsu biznesa projektus produktīvākus un pabeigt tos noteiktā laika posmā. Izmantojot Zoho, varat iegūt padziļinātu ieskatu ardiagrammas un pārskati, vienmērīgi sadarbojoties ar savu komandu, klientiem, pārdevējiem vai konsultantiem.

7. Pjedestāls

Pjedestāls ir uz mākoņiem balstīts sadarbības pakalpojums, kuru nodrošina Citrix.ir sociālās sadarbības rīks, kurā var izveidot lietojumprogrammas un izveidot darbvietas, lai atbalstītu vēlamās darbplūsmas un kļūtu efektīvākas. Tas ir ideāls rīks sadarbības uzlabošanai, jo ļauj sazināties ar kolēģiem, izmantojot iekšējo sociālo tīklu un tērzējot.

8. FreedCamp

Freedcamp ir tīmekļa projektu vadības rīks un organizācijas sistēma. To var izmantot aviens vai vairāki lietotāji, kuri sadarbojas, izmantojot mākoņdatošanu. Tas ir ideāls līdzeklis tiem cilvēkiem un uzņēmumiem, kuri vēlas kontrolēt savus projektus, resursus, budžetu, laiku utt.Freedcamp galvenokārt palīdz jums uzlabot jūsu darbplūsmu, noteikt mērķus un sasniegt mērķus noteiktajā laikā un budžetā.

9. Scoro

Scoro ir visaptverošs risinājums, kas integrē visas funkcijas, kas nepieciešamas jebkurā projekta vadības programmatūrā. Izmantojot Scoro, jūs varat pārvaldīt visu savu uzņēmumu vienā vietā, t.i., tas apvieno atšķirīgās sistēmas un neskaitāmās izklājlapas vienā rīkā. Būtībā tas ir programmatūras risinājums profesionāliem un radošiem pakalpojumiem.

10. Microsoft projekts

MS projekts ir Microsoft nodrošināts projektu portfeļa pārvaldības rīks. Tas nodrošina mākoņubalstītaun uz vietas esošās iespējas. Tas nodrošina arī integrētus plānošanas rīkus, kas palīdz organizēt un saglabāt projektu cilni, ieskaitot ikdienas uzdevumus un vispārējo virzību.

Tie bija top 10 instrumenti tirgū. Tirgū ir pieejami vairāk rīki, kas tiek izmantoti dažādās jomās. Ar to es noslēgšu šo rakstu par projektu vadības rīkiem. Ceru, ka tas palīdzēja pievienot vērtību jūsu zināšanām. Pirms sākat darbu ar projektu, varat atsaukties uz manu rakstu.

Ja atradāt šo rakstu sadaļā “Projektu vadības rīki ”Attiecīgs, pārbaudiet Autors: Edureka, uzticams tiešsaistes mācību uzņēmums ar vairāk nekā 250 000 apmierinātu izglītojamo tīklu visā pasaulē.

Vai mums ir jautājums? Lūdzu, pieminējiet to komentāru sadaļā, un mēs ar jums sazināsimies.